Sau khi tổ chức hoặc doanh nghiệp nhận được yêu cầu của khách hàng, đối tác hay nhân viên. Yêu cầu đó sẽ trải qua nhiều quá trình như: Thu thập; phân loại; theo dõi; đánh giá; vv. Với cùng một quy trình như vậy sẽ được sử dụng cho hàng trăm yêu cầu, điều này sẽ khiến cho việc quản lý cũng như lưu trữ trở lên rất khó khăn. Hệ thống quản lý yêu cầu sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề sắp xếp yêu cầu; tránh tình trạng lộn xộn; vv, giúp công việc trở nên dễ dàng hơn trong mọi quá trình và giải quyết các yêu cầu trở lên nhanh hơn.
Mục lục nội dung
Hệ thống quản lý yêu cầu là gì?
Hệ thống quản lý yêu cầu (Request Management System) là một phần mềm được thiết kế để quản lý, theo dõi và giải quyết các yêu cầu từ khách hàng hoặc các đơn vị trong công ty. Hệ thống này cũng được sử dụng để quản lý các vấn đề hoặc sự cố, hỗ trợ khách hàng và theo dõi tiến độ các yêu cầu.
Hệ thống quản lý yêu cầu có những chức năng gì?
Hệ thống quản lý yêu cầu giúp tổ chức có thể thu thập, xử lý và giải quyết các yêu cầu một cách nhanh chóng, hiệu quả và tránh bỏ sót những yêu cầu chưa được giải quyết.
1. Quản lý yêu cầu
Hệ thống cho phép người dùng tạo, gửi và theo dõi các yêu cầu mới từ khách hàng hoặc các đơn vị khác trong công ty. Người dùng có thể xem danh sách các yêu cầu hiện tại và theo dõi tiến độ của chúng.
2. Giao tiếp
Hệ thống cung cấp các công cụ để giao tiếp giữa khách hàng hoặc các đơn vị trong công ty với nhân viên hỗ trợ. Các cuộc trò chuyện và thông tin liên quan đến yêu cầu được lưu trữ và quản lý trong hệ thống.
3. Quản lý tiến độ
Hệ thống cho phép người dùng theo dõi tiến độ của mỗi yêu cầu. Các trạng thái của yêu cầu, như “đã tiếp nhận”, “đang xử lý”, “đã giải quyết” được ghi lại trong hệ thống để người dùng có thể biết được tiến độ của yêu cầu.
4. Quản lý dịch vụ
Hệ thống cung cấp một danh sách các dịch vụ khác nhau mà công ty cung cấp, giúp khách hàng chọn lựa dịch vụ phù hợp. Người dùng cũng có thể yêu cầu dịch vụ mới từ hệ thống.
5. Quản lý tài liệu
Hệ thống cho phép người dùng lưu trữ các tài liệu liên quan đến mỗi yêu cầu, bao gồm hình ảnh, tài liệu, và các tài liệu hướng dẫn khác.
6. Thống kê và báo cáo
Hệ thống cung cấp các công cụ để tạo báo cáo thống kê về các yêu cầu, thời gian giải quyết và chất lượng dịch vụ. Các báo cáo này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu quả của hệ thống và cải thiện chất lượng dịch vụ quan trọng giúp công ty quản lý các yêu cầu của khách hàng và đơn vị khác trong công ty một cách hiệu quả. Hệ thống này giúp cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu suất hoạt động của công ty.
7. Một số chức năng khác
Ngoài các chức năng chính ở trên, hệ thống quản lý yêu cầu còn có các chức năng khác. Ví dụ như tích hợp với các hệ thống thanh toán trực tuyến, tích hợp với các hệ thống CRM,…
Tuy nhiên, để hệ thống quản lý yêu cầu hoạt động hiệu quả, cần có quy trình và chính sách quản lý rõ ràng. Các quy trình này bao gồm xử lý yêu cầu, đảm bảo chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và giám sát, phản hồi của khách hàng. Chính sách quản lý phải đảm bảo sự minh bạch, đảm bảo quyền lợi của khách hàng và tạo động lực cho nhân viên để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản lý yêu cầu?
Tăng sự hài lòng của khách hàng: Hệ thống quản lý yêu cầu giúp các tổ chức xử lý các yêu cầu từ khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Điều này giúp tăng sự hài lòng của khách hàng với dịch vụ của tổ chức.
Cải thiện năng suất của nhân viên: Hệ thống quản lý yêu cầu giúp các tổ chức quản lý các yêu cầu từ khách hàng hoặc nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng. Điều này giúp cho nhân viên có thể tập trung vào các công việc quan trọng khác.
Tăng tính minh bạch và độ tin cậy: Hệ thống quản lý yêu cầu giúp các tổ chức đánh giá các yêu cầu của khách hàng một cách minh bạch và chính xác. Điều này giúp tăng độ tin cậy của tổ chức trong mắt khách hàng.
Giảm chi phí: Hệ thống quản lý yêu cầu giúp các tổ chức quản lý các yêu cầu một cách chính xác và hiệu quả trên cùng một hệ thống giúp giảm chi phí cho tổ chức.
Dễ dàng tùy chỉnh và tích hợp: Hệ thống quản lý yêu cầu có thể được tùy chỉnh và tích hợp dễ dàng vào các hệ thống khác của tổ chức như hệ thống CRM, ERP, hệ thống quản lý dự án, giúp cho quá trình quản lý và phân tích dữ liệu được thực hiện một cách chính xác và toàn diện.
Kết luận
Những thông tin cơ bản bên trên đã giúp bạn hiểu qua về hệ thống quản lý yêu cầu. Tuy nhiên để lựa chọn một đơn vị cung cấp hệ thống quản lý yêu cầu phù hợp với tổ chức của mình chắc chắn bạn sẽ cần đến tư vấn sản phẩm chi tiết hơn nữa. Đừng lo, tới với Sao Mai Solution Group, chúng tôi không chỉ cung cấp hệ thống quản lý yêu cầu uy tín mà còn có đội ngũ chuyên gia tư vấn khách hàng nhiệt tình, tận tâm 24/24.
Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn!
———————————————————————–
Thông tin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN GIẢI PHÁP SAO MAI
?Địa chỉ: Tầng 4, Lucky Building, 81 Trần Thái Tông, Cầu Giấy, Hà Nội
☎️Hotline: 056789.77.55
?Email: info@saomaisoft.com
?Website: https://www.fasolutions.vn/
http://ssg-vietnam.com/
?Fanpage: https://www.facebook.com/saomaisolutiongroup/
