Quản lý kho hàng đang là công việc được rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm và trăn trở. Hiện nay công tác quản lý chưa thật sự hiệu quả đã dẫn đến rất nhiều tình trạng như: thâm hụt hàng, hàng tồn, giảm chất lượng…Vậy có những khó khăn nào trong việc quản lý kho hàng mà doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt? Phương hướng giải quyết ra sao?
Quản lý kho hàng (Warehouse Management) là những hoạt động liên quan trực tiếp đến công tác tổ chức, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa vật tư. Hoạt động này nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Công việc quản lý kho hàng thường bao gồm: Sắp xếp hàng hóa nguyên vật liệu trong kho, đảm bảo các quy định và tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho, thực hiện các thủ tục xuất – nhập , theo dõi hàng tồn kho tối thiểu, thực hiện các thủ tục đặt hàng, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho…
Đọc thêm: Barcode & RFID: Lựa chọn nào cho quản lý hàng tồn kho?
Mục lục nội dung
1. 4 khó khăn trong quản lý kho hàng
Hiện nay không ít các doanh nghiệp đang phải đối mặt với việc quản lý kho hàng sao cho khoa học và hiệu qủa. Dưới đây là 4 khó khăn trong việc quản lý kho hàng mà doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt:
1.1. Lưu trữ dữ liệu
Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý hàng hóa trong kho bằng phương pháp quản lý hàng hoá truyền thống. Đó là ghi chép vào sổ sách hoặc đẩy lên các file tài liệu. Nhưng trên thực tế, nó không chỉ tốn rất nhiều thời gian nhập liệu mà còn gây ra rất nhiều sai sót thậm chí mất dữ liệu.
Nhất là với những doanh nghiệp có số lượng hàng hoá lớn, mẫu mã, chủng loại đa dạng thì việc lưu trữ này càng cho thấy những mặt hạn chế, ảnh hưởng đến quá trình tìm kiếm và kiểm kê hàng hoá, sản phẩm.
1.2. Đảm bảo định mức tồn kho
Bất kì một doanh nghiệp nào cũng có một số lượng hàng hoá tồn kho nhất định để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, không bị gián đoạn hay sai sót. Khó khăn của doanh nghiệp trong quản lý kho hàng chính là làm sao để hàng tồn không rơi vào tình trạng dư thừa hoặc khan hiếm, đảm bảo phải cập nhật tình hình liên tục và kịp thời.
Tuy nhiên với cách quản lý bằng sổ hay file excel sẽ rất khó để doanh nghiệp có thể nắm bắt được sự lưu chuyển của dòng hàng hóa trong kho. Vì doanh nghiệp sẽ không thể xác định được thứ tự tiêu thụ, sử dụng các mặt hàng hay nguyên vật liệu ra vào kho.
1.3. Sắp xếp hàng hoá
Trong quá trình quản lý kho hàng, việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học có vai trò vô cùng quan trọng vì doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm dòng di chuyển của sản phẩm. Truy nhiên đây cũng là khó khăn mà không ít doanh nghiệp Việt Nam gặp phải, dẫn đến những cản trở trong sản xuất, gây thất thoát, hư hỏng, nhầm lẫn hàng hoá.
1.4. Trang thiết bị / công nghệ lạc hậu
Công việc quản lý kho hàng sẽ trở nên khó khăn hơn bao giờ hết nếu trang thiết bị trong kho trở nên lạc hậu, lỗi thời. Điều này sẽ khiến công việc trong kho chậm tiến độ, gặp nhiều rủi ro từ đó ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống chung. Nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay dù nhận thức rất rõ vấn đề này nhưng lại chậm giải quyết vì đang loay hoay chưa biết giải pháp nào sẽ đáp ứng đủ các tiêu chí hiện đại, tiết kiệm của mình.
2. Một số biện pháp quản lý kho hiệu quả
2.1. Sắp xếp kho hàng tối ưu
Việc sắp xếp kho hàng khoa học, logic không chỉ giúp việc quản lý kho hàng trở nên hiệu quả hơn mà còn giúp tối ưu chi phí và diện tích kho. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ số lượng kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất, tránh những tác động từ môi trường ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn sắp xếp kho theo mã SKU (Stock Keeping Unit- mã hàng hóa). Hàng hóa sẽ được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của nó sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó. Cách đặt tên mã hàng được định nghĩa theo quy luật riêng của mỗi doanh nghiệp. Và lưu ý các ký tự dễ gây nhầm lẫn như: số 0 với chữ O, chữ L viết thường là “l” dễ nhầm với chữ “i” in hoa.
2.2. Phương pháp quản lý kho FIFO và LIFO
FIFO (First in – First out): Hàng hóa nào nhập trước sẽ ưu tiên xuất trước. Phương pháp này được áp dụng hiệu quả cho các hàng hóa có thời hạn ngắn như: sản phẩm công nghệ;thực phẩm; thời trang theo trend, …Khi áp dụng nó, người thực hiện cần lưu ý chọn vị trí thông thoáng; sắp xếp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất – nhập diễn ra liên tục.
LIFO (Last in, First out): Hàng mới nhập sẽ được xuất đi trước. Cách này đảm bảo cân đối chi phí sản xuất với giá bán’ cập nhật thời giá, sẽ phù hợp để quản lý hàng hóa có thể tồn kho lâu như vật liệu xây dựng.
2.3. Giải pháp barcode
Một trong những công nghệ tuyệt vời có thể áp dụng trong quản lý kho hàng phải kể đến giải pháp barcode. Giải pháp barcode sẽ bap gồm:
- Các máy đọc barcode
- Máy in mã barcode
- Phần mềm phục vụ quản lý mã barcode
Bằng cách đặt các tùy chọn theo dõi tự động, các doanh nghiệp có thể tạo các báo cáo được cập nhật theo thời gian thực của mọi mặt hàng tồn kho cũng như khởi tạo các đơn hàng cần thiết hay thậm chí xóa bỏ hàng tồn kho bị lỗi ra khỏi hệ thống. Tìm ra một cách để quản lý hàng tồn kho hợp lý sẽ đem lại nhiều lợi ích hiệu quả, thay đổi cách quản lý lỗi thời và giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin hàng tồn kho theo thời gian thực.
Đọc thêm: Barcode là gì? tìm hiểu chung về barcode
2.4. Định kỳ kiểm kê kho hàng
Kiểm kê kho hàng cần được thực hiện thường xuyên để việc quản lý kho hàng đạt hiệu quả tốt nhất. Vì trên thực tế, nếu như người dùng quên nhập dữ liệu; nhập sai hoặc nhầm giữa hàng hóa này với hàng hóa khác;… có thể dẫn đến sự chênh lệch hàng hóa giữa thực tế và báo cáo. Do đó, Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp:
- Xác định số lượng hàng hóa trong kho có khớp với báo cáo
- Tránh tình trạng hư hỏng, giảm chất lượng thực tế
- Hỗ trợ cho người quản lý kịp thời ra quyết định luân chuyển hàng hóa
- Tránh tình trạng hao mòn, giảm giá trị sử dụng của hàng hóa.
2.5. Tổ chức nhân sự quản lý kho
Rất nhiều doanh nghiệp có cùng chung lỗi lo rằng nhân viên kho sẽ tuồn hàng ra ngoài; thậm chí là tự ý sử dụng gây thất thoát hàng hóa. Chính vì vậy, để ngăn chặn tình trạng này, người quản lý phải tổ chức nhân sự thật chặt chẽ:
- Sàng lọc, tuyển chọn người phù hợp, trung thực ngay từ khâu tuyển dụng
- xây dựng bộ các quy định nghiêm ngặt
- Xử lý các tình trạng vi phạm để làm gương trong bộ phận công nhân viên
- Phân quyền cho từng người nhằm tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
Đọc thêm: Barcode & RFID: Lựa chọn nào cho quản lý hàng tồn kho?
